Vận Hành Chuỗi Phòng Gym Hiệu Quả: Một Nền Tảng, Mọi Địa Điểm

Trong bối cảnh ngành thể hình phát triển nhanh chóng, việc mở rộng quy mô kinh doanh, đặc biệt là chuỗi phòng gym, đi kèm với những thách thức không nhỏ. Làm thế nào để duy trì sự đồng bộ, hiệu quả và khả năng tăng trưởng khi bạn có hàng chục địa điểm? Câu chuyện thành công của SETS Hybrid Training, một chuỗi phòng tập đang phát triển mạnh mẽ, sẽ mang đến câu trả lời. Họ đã thay thế một hệ thống chắp vá gồm nhiều công cụ rời rạc bằng một nền tảng duy nhất được thiết kế để quản lý chuỗi phòng gym, thu hút và phát triển hội viên trên 17 phòng tập, với kế hoạch mở thêm nhiều chi nhánh mỗi quý.

Tại sao SETS Hybrid Training cần một “cuốn sổ tay” duy nhất?

SETS Hybrid Training đã phát triển từ một vài buổi huấn luyện ngoài trời thành 17 phòng tập do huấn luyện viên dẫn dắt trên khắp các bang như Northeast, Florida, Pennsylvania và Tennessee. Với sáu phòng tập nữa sẽ mở trong hai quý tới, rủi ro lớn nhất không nằm ở việc mở thêm chi nhánh mới, mà là liệu các hệ thống hỗ trợ phía sau có thể theo kịp tốc độ phát triển hay không.

Trước đây, khi bắt đầu nhượng quyền, SETS nhanh chóng vượt quá khả năng của phần mềm quản lý phòng gym hiện có. Doanh nghiệp này phải dựa vào nền tảng đó cùng với 10 đến 12 hệ thống riêng biệt khác chỉ để quản lý lịch trình, thanh toán và báo cáo trên các địa điểm khác nhau. Công việc hành chính đáng lẽ thuộc về bộ phận back office lại đổ dồn lên vai các huấn luyện viên và chủ phòng tập, mỗi lần một tài khoản đăng nhập và một tab trình duyệt.

“Việc chuyển đổi từ nền tảng trước đây sang ABC Glofox là một bước ngoặt đối với chúng tôi. Chúng tôi đã từ việc quản lý các hệ thống rời rạc chuyển sang một nền tảng duy nhất thực sự phù hợp với cách thức hoạt động của một doanh nghiệp đào tạo hiện đại. Mọi thứ nhanh hơn, gọn gàng hơn và dễ dàng mở rộng hơn, đây là yếu tố then chốt giúp việc nhượng quyền trở nên khả thi và hiệu quả hơn rất nhiều. Chúng tôi chưa bao giờ hối hận kể từ đó.”

– Anthony Kapasakis, Người sáng lập & Giám đốc điều hành, SETS Hybrid Training

Cách một nền tảng duy nhất thay đổi cách vận hành chuỗi phòng gym

Một chuỗi phòng tập không thể vận hành mọi chi nhánh theo cùng một cách nếu chủ sở hữu không thể theo dõi mọi chi nhánh theo cùng một cách. Việc chuyển sang Glofox đã tích hợp toàn bộ quy trình bán hàng, giao tiếp với hội viên, quản lý lớp học, báo cáo và thanh toán vào một nền tảng duy nhất. Điều này mang lại cho SETS một bảng điều khiển tổng thể thay vì phải đăng nhập vào hàng tá tài khoản khác nhau.

Từ 10 công cụ rời rạc đến một giải pháp thống nhất

Hệ thống báo cáo theo thời gian thực thông qua Glofox Insights giờ đây cho phép SETS theo dõi hiệu suất và tỷ lệ giữ chân hội viên trên tất cả 17 địa điểm từ một màn hình duy nhất. Điều này đã thay thế hoàn toàn việc kiểm tra thủ công, từng địa điểm một, vốn từng chiếm trọn cả tuần làm việc của chủ sở hữu. Với một nền tảng toàn diện như NexGym, các chủ phòng tập có thể dễ dàng theo dõi hiệu suất và giữ chân hội viên trên mọi chi nhánh từ một màn hình duy nhất, giúp tối ưu hóa quản lý phòng gym và nâng tầm trải nghiệm của hội viên.

Khả năng hiển thị này là nơi Người sáng lập & Giám đốc điều hành, Anthony Kapasakis bắt đầu mỗi buổi sáng. Trước bất cứ điều gì khác, ông mở ABC Insights và báo cáo Tình trạng Kinh doanh của mình – một màn hình duy nhất tổng hợp các con số của mọi phòng tập để ông có thể phát hiện ngay lập tức một KPI bị sụt giảm và tìm hiểu nguyên nhân trước khi một vấn đề nhỏ trở thành một vấn đề lớn. Điều này hoàn toàn phù hợp với cách thức hoạt động của SETS: các chủ sở hữu nhượng quyền đang trực tiếp huấn luyện trên sàn tập, không phải vùi đầu vào bảng tính, vì vậy việc đọc báo cáo kinh doanh ban đầu sẽ diễn ra tại trụ sở chính.

Tăng cường minh bạch và quản lý tập trung

Glofox thậm chí còn vượt xa một triển khai tiêu chuẩn. Trong năm qua, đội ngũ Glofox đã xây dựng tám tính năng cụ thể cho mô hình nhượng quyền của SETS, bao gồm quy trình giới thiệu nhượng quyền, quản lý tiền bản quyền và giao tiếp giữa các phòng tập. Những công cụ này giờ đây đóng vai trò trung tâm trong cách SETS vận hành.

Việc tích hợp và tự động hóa các quy trình này không chỉ giúp SETS tiết kiệm thời gian và công sức mà còn đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trên toàn bộ chuỗi. Đây là minh chứng rõ ràng cho thấy một phần mềm quản lý phòng gym phù hợp có thể là yếu tố then chốt cho sự phát triển bền vững của bất kỳ doanh nghiệp thể hình nào.

Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để duy trì động lực tập luyện khi quản lý nhiều phòng gym?

Việc quản lý nhiều phòng gym có thể rất bận rộn, nhưng để duy trì động lực tập luyện, hãy lên lịch tập rõ ràng, ưu tiên các buổi tập ngắn nhưng hiệu quả, và xem việc tập luyện như một cách giải tỏa căng thẳng và nạp năng lượng.

Các yếu tố nào giúp một chuỗi phòng gym phát triển bền vững?

Để phát triển bền vững, một chuỗi phòng gym cần có hệ thống quản lý hiệu quả, dịch vụ khách hàng xuất sắc, chương trình tập luyện đa dạng, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và khả năng thích ứng với xu hướng thị trường.

Tầm quan trọng của dữ liệu trong việc quản lý phòng gym là gì?

Dữ liệu đóng vai trò cực kỳ quan trọng, giúp chủ phòng gym hiểu rõ hiệu suất kinh doanh, hành vi hội viên, tỷ lệ giữ chân và các chỉ số tài chính. Từ đó, họ có thể đưa ra quyết định chiến lược chính xác để tối ưu hóa hoạt động và tăng trưởng.